Inkoop

Stadgenoot koopt veel diensten en producten in bij verschillende bedrijven, onze leveranciers. De manier waarop wij dat doen heeft direct invloed op de kwaliteit en betaalbaarheid van onze huurwoningen. Daarnaast heeft de manier van inkopen effect op hoe tevreden onze huurders zijn. 

Bij onze inkoop hoeven we geen rekening te houden met Europese of nationale aanbestedingsregels. Natuurlijk willen we wel dat onze inkoop open en eerlijk verloopt. Dat vragen wij ook van onze leveranciers.  

Wij gebruiken algemene inkoopvoorwaarden. Hierin staan de algemene voorwaarden, regels voor integriteit en een gedragscode richting onze huurders. De algemene inkoopvoorwaarden zorgen ervoor dat de bedrijven waarmee we samenwerken eerlijk, goed en netjes handelen. Wij vinden het belangrijk dat leveranciers weten wat wij van hen verwachten. Bijvoorbeeld als het gaat over hoe ze omgaan met onze huurders. 

Voor de inkoop van IT producten en diensten zijn de ACBIT algemene voorwaarden van Aedes van toepassing. 

Er gelde aanvullende voorwaarden voor facturatie en betaling, die van toepassing zijn als aanvulling en prevaleren boven de Aedes ACBIT inkoopvoorwaarden.

Stadgenoot ontvangt graag de facturen in pdf-bestandsformaat en indien u daar beschikking over heeft in XML-formaat. Deze moeten worden gemaild naar facturenstadgenootnl.
Wilt u ervoor zorgen dat het pdf-, en XML bestand dezelfde naam heeft.
Zorg ervoor dat bijlagen samen met de factuur in één PDF bestand zijn samengevoegd.

Op de factuur vermeldt de Opdrachtnemer:

• Naam, adres, postcode, woonplaats, IBAN-gegevens, btw-nummer, KvK-nummer;
• Het factuuradres;
• De factuurdatum, het factuurnummer en het door Stadgenoot verstrekte opdrachtnummer. Dat is of een inkoopordernummer of een aantal losse coderingen bestaande uit het grootboek, dimensie(s) en budgethouder;
• De hoeveelheid geleverde Goederen en/of Diensten en/of Werken (ook indien door derden geleverd of verricht, in dat laatste geval dient er een kopie van de factuur van de derde partij meegestuurd te worden) en een duidelijke omschrijving hiervan. Indien er sprake is van facturering op uur basis worden de voor akkoord getekende werkbonnen of de urenspecificatie bij de factuur gevoegd;
• Het tijdvak of de tijdvakken (termijn) waarin het Werk is verricht of de Dienst is verricht of de Goederen zijn geleverd;
• Het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW. Indien het een laag Btw-tarief betreft dient dit te worden aangegeven en bij een combinatie van een hoog en een laag Btw-tarief dient aangegeven te worden welk deel een hoog en welk deel een laag tarief betreft;
• BTW verlegd (indien van toepassing). Stadgenoot wordt door de Belastingdienst aangemerkt als Eigenbouwer. Bij toepassing van de btw-verleggingsregeling wordt het btw-nummer van Stadgenoot vermeld op de factuur. Graag vermelden welke btw-percentages van toepassing zijn;
• Ingeval de Ketenaansprakelijkheidsregeling van toepassing is, dient Opdrachtnemer tevens op de factuur te vermelden;
• Het loonkostenbestanddeel van het factuurbedrag, hieronder wordt tevens verstaan het loonkostenbestanddeel van eventuele onderaanneming;
• Het percentage van het loonkostenbestanddeel van het factuurbedrag dat gestort wordt op de G-rekening;
• Het nummer van de G-rekening van de Opdrachtnemer. Bovendien levert de Opdrachtnemer op verzoek een kopie van de G-rekeningovereenkomst.

Indien betaling in termijnen is overeengekomen, zendt de Opdrachtnemer telkens bij of na het verschijnen van een betalingstermijn de desbetreffende termijnfactuur aan Stadgenoot toe. Hierbij wordt vermeld het totaalbedrag van de Opdracht, het reeds gefactureerde gedeelte daarvan en het nog te declareren deel.

De Opdrachtnemer verstuurt maandelijks één (verzamel)factuur, per afgegeven opdrachtnummer, met betrekking tot de Prestatie. Stadgenoot behoudt zich het recht voor jaarlijks terugkerende kosten gefaseerd te betalen. De Opdrachtnemer hanteert een betalingstermijn van 30 kalenderdagen of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De betalingstermijn vangt aan de dag na de ontvangst van de factuur van Opdrachtnemer en/of na volledige en deugdelijke levering van de Prestatie door de Opdrachtnemer en de voorlopige akkoordverklaring daarvan door Stadgenoot. Laat Stadgenoot dit na, dan zal hij, na door Opdrachtnemer schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, aan Opdrachtnemer de wettelijke rente conform artikel 6:119a BW verschuldigd zijn.

Facturen gedateerd vóór de geaccepteerde leveringsdatum alsmede facturen die anderszins niet correct of onvolledig zijn worden niet in behandeling genomen. Indien Stadgenoot gemotiveerd kan aantonen dat de factuur onduidelijkheden of gebreken vertoont of anderszins onregelmatig is, is zij gerechtigd betaling daarvan op te schorten of te volstaan met betaling van een voorschot.

Indien de Goederen of Diensten of Werken niet beantwoorden aan de Overeenkomst is Stadgenoot bevoegd om de betaling geheel of gedeeltelijk op te schorten. Stadgenoot is, zonder rechterlijke tussenkomst, gerechtigd tot verrekening en/of opschorting van betaling van enig bedrag, ingeval zij dan wel de met haar gelieerde ondernemingen, op grond van welke titel dan ook, een vordering hebben op Opdrachtnemer.

De factuur dient op straffe van rechtsverwerking te allen tijde te worden verzonden binnen 90 dagen nadat de Prestatie is afgerond

U kunt als leverancier uw digitale factuur sturen naar facturenstadgenootnl. Dit is ons e-mailadres voor facturen. De factuur wordt automatisch ingelezen, maar de tekst die u in de e-mail erbij schrijft niet. U kunt de factuur in pdf- en xml-formaat (inclusief aanvullend pdf) aanleveren. 

Heeft u vragen over de facturatie of betalingsherinneringen? Dan kunt u contact met ons opnemen.